La reubicación de oficinas es tan ajetreada como mudarse a una nueva casa. El cambio puede ser emocionante, así como estresante. Hay mucho que planificar y organizar para que la reubicación se realice sin problemas y evitar la interrupción del negocio.
Aquí varios consejos importantes para que la mudanza se realice de manera rápida, eficiente y sin problemas:
Planifica la mudanza con anticipación
La reubicación del espacio de trabajo no es algo que se pueda hacer de la noche a la mañana. Requerirá una planificación detallada y precisa. Un consejo sobre cómo mudarse de oficina es iniciar el proceso de planificación con anticipación, es decir, preparar un cronograma. Este cronograma debe especificar “quién” prepara “qué” cosas deben moverse y almacenarse y “cuándo”.
Cada semana, los empleados pueden organizarse en equipos para clasificar lo que se necesita y lo que la nueva oficina puede prescindir. El cronograma, además, deberá considerar la logística que conlleva mover los equipos, los tiempos estimados en relación a los servicios públicos, papeleo y copias de seguridad de los datos de la empresa.
Planificar con anticipación te ahorrará tiempo, esfuerzo y dinero, ya que podrás planificar al servicio de transporte con anticipación para un servicio de calidad y razonable.
Informa a los empleados y partes interesadas
Esto es posiblemente uno de los consejos de reubicación de oficinas más importantes que deberías tener en cuenta y debería estar entre los 3 primeros de tu lista de tareas pendientes.
Asegúrate de que tus empleados y partes interesadas sepan del plan de reubicación y del cronograma. Crea anuncios por correo electrónico sobre los detalles de la mudanza, como la hora, fecha y ubicación de la nueva oficina. Incluso puedes crear un Comité de Reubicación con un Gerente de Proyecto asignado. Pide al equipo que prepare una lista de verificación para asegurarte de que nada se deja atrás o se pase por alto y que todos sean responsables de limpiar sus propios espacios de trabajo.
Elimina elementos no deseados
Decide si hay elementos prescindibles, como documentos obsoletos, archivos, basura y otros elementos innecesarios. No olvides consultar con el personal pertinente sobre qué elementos se pueden desechar.
Si existen elementos que no se pueden prescindir, pero tampoco quieres que estén ocupando lugar en tu nueva oficina, opta por rentar una minibodega de almacenamiento. M3storage ofrece todo tipo de bodegas de almacenamiento para todo tipo de necesidades. Grandes o pequeñas, por tiempo limitado o ilimitado: proporcionamos una solución de espacio para tu nueva oficina, siempre, con el mejor precio garantizado.
Busca empresas de mudanzas eficientes
Asegúrate de tener un medio de transporte confiable para tus artículos. Consulta las reseñas de distintas empresas de mudanzas para evaluar su nivel de servicio y tengas una buena experiencia de mudanza. Existen muchas empresas dedicadas a la reubicación de oficinas, saben qué hacer para brindarte una experiencia de mudanza sin problemas.
Asegúrate de que brinden servicios de empaque y desempaque para que tus artículos se transporten de manera segura. Elabora un plan de mudanza con la empresa para evitar contratiempos cuando llegue el día de la mudanza. Elige una empresa que esté certificada y que ofrezca seguro para tus artículos durante la transición.
Organiza los suministros necesarios
Necesitarás materiales de embalaje como cajas, artículos para embalar y suministros de mudanza para mantener las cosas organizadas. Asegúrate de haber conseguido todo esto antes de que comience la mudanza.
Si sigues estos consejos para mudarte de oficina, tendrás una transición sin problemas. Existen varias empresas de almacenamiento temporal, pero no todas te ofrecerán la confiabilidad y la experiencia que buscas. Investiga y encontrarás la mejor.
